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【プレゼンテーション入門】(3) 成功の秘訣は「Less is More」

2016年10月14日 03時00分 更新

記者:吉田素文氏


  • 吉田素文(よしだ・もとふみ)グロービス経営大学院教員
     立教大学大学院文学研究科教育学専攻修士課程修了。ロンドン・ビジネススクールSEP(Senior Executive Program)修了。大手私鉄会社を経て現職。ケースメソッド等インタラクティブなティーチング方法論が専門で、企業研修の講師も務める。共著書に『MBAクリティカル・シンキング』(ダイヤモンド社)



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 プレゼン資料を作っていると、ついつい「あれも言いたい、これも説明した方が…」と多くの情報を詰め込んでしまいがちです。

言うべきことを絞り込む

 ここで注意が必要なのは、話し手が何を伝えようか事前に考える時間に比べて、聴き手がその場で話を聴いて理解する時間は圧倒的に少ない、ということです。この「落差」を意識しないと、聴き手がプレゼンの中で処理できるものを超えた情報を伝えてしまい、「いろいろ説明してもらったけど、結局よく分からなかった」となりがちです。

 話し手も、説明時間を大幅に超過し、一番大事なところの説明が駆け足になってしまって、「伝えるべきことが伝えられなかった」となる恐れもあるのです。

 こうした失敗をしないためには、プレゼンで言うことを、「聴き手の知りたいこと、知るべきこと『だけ』に思い切って絞り込む」ことが重要です。

 まず、聴き手に一番伝えたいこと、理解してもらうべきことは何かを、2行程度の短い文章で表現してみましょう。

 これが、プレゼンのメインメッセージになります。

 そして、そのメインメッセージを理解、納得してもらうために、聴き手が「最低限知らなければならないことは何か?」を考えていきます。

 それらを資料の各ページの一番上に書き出してみます。さらに、そうしたメッセージだけを読んでみて、聴き手にとって必要十分な内容になっているか、分かりやすく表現できているかをチェックすると良いでしょう。

 その上で、各メッセージを理解するために必要なデータ、グラフ、図などを資料として加えていきます。

一目でわかる資料をつくる

 1枚のスライドにいくつものグラフや図が描かれていたり、細かな字で説明がたくさん書いていたりするスライドをよく目にします。話し手は、それを使いながら説明するつもりなのでしょうが、大抵の場合、聴き手にとって分かりにくく、回りくどく、何を言いたいのか分からないものになりがちです。

 こうした事態を避けるには、1枚のスライドに入れるものを絞り込む。各資料のメッセージを言うために必要最低限な情報だけを掲載し、極力シンプルにするのがコツです。そして、図表やグラフを見た瞬間に、余計な説明をしなくても、メッセージが頭に浮かぶか、チェックすると良いでしょう。

簡潔で明確なら好感を得やすい

 例えば、15分の説明時間を与えられたとしましょう。我々は、ついついその時間を目一杯使って話そうとしますが、むしろ、3分の2くらいの時間、この場合は、10分で話すことを目標にすると良いでしょう。

 プレゼンが長くなることで、不満、不便を感じる人は多いですが、早く終わって文句を言う人はほとんどいません。むしろ、簡潔で言いたいことが明確なプレゼンは、聴き手の好感を得やすく、強いインパクトを与えることができます。

 重要な原則は、Less is More(より少ないことは、より豊かなこと)です。

 (1)シンプルで明快なメッセージ
 (2)一目でわかる資料
 (3)短い説明

 ぜひ、この3つを明日から意識して実践してみてください。きっと「分かった」と言ってもらえることが増えてくるはずです。













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